Comment trier ma messagerie avec l’IA pour gagner en productivité ?

Le constat de la boîte email professionnelle surchargée vous a déjà sûrement frappé. Oui, c’est avéré, en entreprise, le tri de la messagerie est devenu un véritable défi. Il nécessite un temps considérable pour une tâche que l’on peut difficilement reporter à plus tard. Savez-vous d’ailleurs qu’en moyenne un cadre reçoit environ 121 mails par jour ? Gérer le courrier électronique manuellement devient alors très vite chronophage et stressant pour quiconque doit s’y atteler. 

Heureusement, il existe désormais des solutions intelligentes pour trier sa messagerie avec une IA. On vous explique quelles sont ces solutions et pourquoi vous former à bien utiliser l’IA peut tout changer. 

Surcharge informationnelle : un frein à la performance

D’après le centre d’études Mac Kinsey, l’employé type passe environ 28 % de sa semaine de travail à gérer les e-mails, soit près de 30% de leur temps de travail ! À lire cette statistique, on comprend immédiatement où est le problème avec le tri de la messagerie et les e-mails qui arrivent par centaine.

Salariés, indépendants et dirigeants font face à une réelle problématique : la surcharge informationnelle induite par la boîte mail. 

S’ensuivent plusieurs problématiques majeures pour la productivité :

• Une baisse de la concentration : oui c’est en fait, la lecture des mails qui se suivent tout au long de la journée va perturber l’efficacité. Difficile de se concentrer sur une tâche en devant répondre à des mails au compte-gouttes. 
• Un stress chronique : le simple fait d’ouvrir sa messagerie peut créer du stress et un sentiment de surcharge. 
• Des projets retardés : comment s’atteler à ses activités correctement quand il faut traiter des centaines de mails par jour ? Pire encore, si vous n’avez pas le temps de tout regarder, peut-être allez-vous manquer un mail important qui vous est destiné pour un projet en cours.
• Une baisse de productivité : le fait de disperser son attention réduit la productivité. 

Vous l’aurez compris, quand la boîte mail devient un gouffre, c’est tout le travail de fond qui pâtit.

L’IA pour trier la messagerie : comment ça marche ? 

Catégorisation automatique intelligente

L'IA analyse le contenu sémantique des messages pour les classer automatiquement en fonction de plusieurs critères :

• Analyse du contexte : qui est l’interlocuteur et de quoi parle-t-il ? 
• Reconnaissance des expéditeurs : quelle est la relation avec l’expéditeur de ce mail ? 
• Détection de l'urgence : quel est le niveau de priorité de ce mail en particulier ? 
• Identification du type de message : quelle action dois-je mettre en place pour ce mail ? Est-ce un mail qui demande une réponse ou qui invite à quelque chose ?  

Détection de spam avancée et filtrage intelligent

L'analyse comportementale intégrée à l’IA permet de détecter les patterns suspects, et ce, même dans des messages qui peuvent sembler légitimes. Çaveut dire quoi ? Que la reconnaissance de contenu identifie les tentatives de phishing sur votre boîte mail. 

En installant un outil IA pour trier la messagerie, vous allez donc vous débarrasser automatiquement des spams qui seraient passés entre les mailles du filet. 

Priorisation intelligente des messages

L'IA évalue également automatiquement l'importance des messages reçus en fonction :

• De l’historique des échanges avec l'expéditeur ;
• Des mots-clés qui sont liés à vos projets en cours ;
• Des délais mentionnés dans le contenu ;
• Du niveau hiérarchique de l'expéditeur dans votre entreprise. 

Réponses automatisées contextuelles

Et ce n’est pas tout. En plus de trier la messagerie intelligemment, l’outil IA a des fonctionnalités qui permettent de générer des réponses personnalisées adaptées au contexte. 

Résultat :

• Vous gagnez un temps fou sur les réponses répétitives,
• Vos messages restent cohérents et professionnels,
• Vous évitez le fameux « Je te réponds plus tard » qui finit parfois une semaine après.
• Vous arrêtez d’être rivé sur la réception des emails et êtes focus sur vos priorités. 

3 outils IA à tester pour trier votre messagerie 

Gmail avec intelligence artificielle intégrée

On l’oublie parfois, mais Gmail dispose d’un très grand nombre d’outils intelligents intégrés. Parmi les fonctionnalités qui peuvent être ajoutés à gmail : 

Smart Compose, par exemple, est un outil IA qui finit vos phrases avant même que vous n’y pensiez (et souvent mieux que vous).

Priority Inbox repère ce qui est vraiment important pour votre activité et met le reste de côté.

Quant à Smart Reply, il vous propose des réponses toutes prêtes et faites sur mesure pour un contexte donné.

Avec ce type d’outil IA pour gérer votre messagerie, vous pouvez gagner jusqu’à 35 % de temps d’écriture en moins et détecter plus rapidement les messages importants à traiter. C’est la version turbo de votre tri sélectif pour le courrier électronique. 

SaneBox : spécialiste du tri intelligent

Si Gmail est intuitif et intelligent, sachez que SaneBox IA est un roi de l’organisation. Il analyse vos habitudes pour comprendre ce que vous lisez ou ignorez. Il trie selon le contenu, l’expéditeur, l’heure d’arrivée et plein d’autres signaux. Il donne même des statistiques détaillées. 

Les utilisateurs parlent d’une économie de 3,5 heures par semaine en moyenne. Oui, vous avez bien compté, ça fait presque une demi-journée de gagnée ! 

Gmelius : automatisation avancée pour les équipes

Gmelius est un assistant IA pensé pour les boîtes de réception partagées. Idéal pour les environnements collaboratifs et les boîtes mail pilotées en équipe. 

Avec cet outil, vous avez un véritable assistant IA à vos côtés pour classer les mails selon vos propres critères. L’outil déclenche des actions dès qu’un certain type de message arrive. 

Comprendre les niveaux d’optimisation pour bien utiliser l’IA dans votre messagerie

Quand vous utilisez des outils intelligents pour gérer vos mails, votre boîte Gmail, Outlook ou autre plateforme de messagerie, la qualité de votre organisation dépend directement du niveau d’optimisation atteint. C’est là que beaucoup d’utilisateurs se trompent en pensant que l’intelligence artificielle va tout faire automatiquement. En réalité, il existe différents niveaux d’optimisation.

L’optimisation forte devrait être l’objectif ultime : une messagerie qui traite automatiquement les emails prioritaires, résume les conversations, classe instantanément le courrier, rédige des brouillons pertinents et propose des réponses intelligentes adaptées à chaque situation. C’est un niveau agent IA. 

L’optimisation normale, elle, est celle que la plupart des utilisateurs atteignent en se limitant à quelques fonctionnalités activées de type suggestions de messages, filtres basiques ou tri partiel. 

Quant à la sous-optimisation, c’est quand vous allez mal paramétrer votre outil et faire des erreurs. Elle entraîne un désordre dans la boîte mail avec des mails importants qui passent à côté. 

Vous voulez éviter la sous-optimisation et passer au niveau supérieur ? Alors vous devez savoir comment optimiser vos assistants et comment adapter chaque fonctionnalité à votre façon de travailler.

Les outils comme Gmail, Google Workspace, Gmelius ou Outlook proposent des fonctionnalités intelligentes ultra puissantes, faut-il savoir les paramétrer. La bonne approche pour maîtriser tout cela et passer au niveau supérieur ? La formation IA !

Se former pour maîtriser ces outils IA de messagerie : Un vrai plus

Avec tous les outils de messagerie intelligents désormais disponibles sur le marché, il devient clair  que sans formation, il peut être difficile de tirer tout le potentiel des assistants IA. L’optimisation de votre messagerie électronique, qu’elle soit sur Gmail, Outlook ou une autre plateforme, ne va pas dépendre que de l’outil choisi, mais surtout de votre capacité à l’utiliser et le comprendre. 

Vous voulez transformer votre productivité et optimiser vos tâches avec des outils innovants ? Pas de secret, il faut vous former. 

Une formation IA vous propulse vers des niveaux d’optimisation élevés. Elle vous aide à comprendre comment : 

• Configurer précisément les fonctionnalités essentielles ;
• Paramétrer les niveaux d’analyse ;
• Définir les bons prompts pour améliorer les réponses générées dans la communication ;
• Optimiser les flux de communication pour votre équipe.

Les formations vont d’ailleurs plus loin que l’apprentissage de l’assistant IA pour messagerie. Elles peuvent vous apprendre à créer votre agent IA ou encore à piloter des projets IA dans leur globalité. 

Vous l’aurez compris, les outils IA de messagerie ont des capacités avancées en analyse de contenu, suggestions automatiques, gestion des fils de discussion, priorisation, brouillons intelligents, classification personnalisée, etc. Attention toutefois, si vous les utilisez mal, les outils IA peuvent aussi faire des dégâts et mal classer vos mails, filtrer des messages essentiels ou encore envoyer des réponses automatiques qui sont mal contextualisées.

Une formation de type growth IA vous donne de quoi savoir optimiser tout cela en rédigeant de meilleurs prompts et en sachant analyser les résultats. Elle vous apprend à faire les bons réglages avec la bonne méthode. 

Pour votre activité, c’est un vrai gain de temps. Vous optimisez votre travail et vous améliorez la gestion de votre messagerie de façon intelligente. Le tri du courrier électronique n’est plus une corvée mais un levier de productivité !

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