La facturation est rarement la tâche préférée des entrepreneurs. Elle demande de la patience et de la précision pour recopier des données, classer les documents et suivre les paiements. En entreprise, il faut également confier cette tache à une personne ou au service comptabilité. Depuis quelques années, la facturation est largement repensée grâce à l’arrivée de l’IA. Que cela implique-t-il ?
Comment l’intelligence artificielle peut-elle vous aider avec la gestion de vos factures ?
Pouvez vous créer vous même un agent autonome pour vos aider dans cette tâche fastidieuse ?
On répond à ces questions dans cet article.
5 bonnes raisons d’utiliser l’IA pour la facturation
Vous allez gagner un temps fou avec l’automatisation
L’ancien logiciel de facture basique sur lequel vous entriez tout manuellement est terminé. Il n’est plus non plus nécessaire de vérifier chaque ligne avec l’angoisse de s’être trompé. Aujourd'hui, c’est l'IA qui s'occupe de la saisie et du contrôle !
Vous avez reçu une facture fournisseur et vous passez du temps à lire ce PDF ou scan pour le rentrer dans votre système comptable ?
L’intelligence artificielle s’occupe de cette tâche ingrate. C’est elle qui saisit automatiquement les données.
Faut-il oublier de vérifier que tout est en ordre ? Certainement pas, mais le plus gros du travail est automatiquement généré grâce à l'automatisation des écritures comptables.
Vous allez éviter les erreurs d’écriture et de saisie de données
Le second avantage de l’IA dans la facturation est la sécurité. Avec l’IA, vous avez un contrôleur personnel que l’on pourrait presque nommer IA fausse facture. Elle vérifie la conformité des factures et regarde que les mentions légales soient bien enregistrées et mentionnées là où il faut. TVA, numéro de facture, n’ayez plus peur d’oublier ces éléments indispensables.
Encore plus incroyable, l’IA vous alerte s’il y a des informations inhabituelles sur la facture. Changement d’IBAN, montant incohérent avec l’historique client, l’intelligence artificielle vous sert de conseiller et détecte les anomalies potentielles dans vos dépenses. Une étude récente sur les impacts de l’IA en comptabilité publiée dans PubMed prouve d’ailleurs que l’IA réduit fortement les erreurs comptables (erreurs de TVA, erreurs mathématiques, manipulation, etc.)
Vous allez réinventer vos devis et les optimiser
L’IA est également novatrice dans la manière de préparer les devis clients. Elle réinvente votre image avec des devis experts et détaillés. D’ailleurs, elle peut vous faire éviter la catastrophe en analysant finement le marché et les bons prix à fixer. Une fois que plusieurs de vos devis sont acceptés, elle peut réaliser une synthèse et vous recommander un plan d’action. Quant aux fameuses clauses légales spécifiques aux clients qu’il fallait créer ligne par ligne, elles sont automatiquement générées.
Si des outils comme Canva Facturation existent pour donner un aspect graphique et professionnel à vos documents, l'IA, elle, assure l'intelligence derrière le design. Un devis peut être beau, mais l'IA s'assure qu'il soit surtout profitable.
Prenons l’exemple du BTP. Dans ce secteur, la facturation est un véritable casse tête. Devis de métrés, variations de prix en fonction des matériaux et des prix du marché, autrefois il fallait s’armer de patience pour réaliser un devis dans le BTP et le déchiffrer. Maintenant, vous avez l’outil pour calculer et estimer précisément combien de matériaux sont nécessaires à partir de vos plans. L’IA est intéressante car elle intègre les hausses de prix de l'acier, du bois, ou du ciment au moment même où vous faites le devis.
Vous allez maîtriser vos délais de paiement et tenir à jour vos comptes
Quand on pense IA facturation, on pense également à sa trésorerie et son fond de roulement. L’IA est capable d’identifier et de valider des factures. Elle tient à jour votre calendrier de paiement et propose des relances automatisées. Ainsi, vous vous assurez non seulement de ne pas avoir de retard, mais vous évitez les pénalités.
Vous allez archiver légalement vos documents
La gestion des factures comprend aussi l'archivage légal et c’est ici que l’IA apporte une garantie de conformité que nous n’avions pas avant.
Elle classe le document selon des règles prédéfinies, en utilisant des métadonnées bien précises (date fiscale, type de TVA, fournisseur). Des plateformes comme Zeendoc s'appuient sur cette intelligence pour placer chaque document au bon endroit. En cas de contrôle fiscal, vous êtes donc parfaitement préparé.
Les systèmes IDP permettent aussi souvent d'ajouter un horodatage certifié et une piste d'audit claire (qui a reçu le document, qui l'a validé et quand). Cela donne une valeur supplémentaire à l’archivage, surtout en cas de litige ou d'inspection.
Quel générateur de facture choisir ?
Pour choisir la bonne solution, demandez-vous simplement jusqu’où vous voulez automatiser et combien vous êtes prêt à investir.
Catégorie 1 : le freelance et la TPE (priorité à la simplicité et au coût)
Si vous êtes seul ou une très petite équipe, votre priorité est de créer des devis et des factures rapidement et légalement, sans avoir à gérer un flux de documents entrants complexe. Les outils d’IA gratuits pour factures remplissent automatiquement les coordonnées d'un nouveau client à partir d’un simple SIRET. Ils optimisent la création des services, les dénominations, la présentation. Ce sont des outils particulièrement pratiques pour les freelances, auto entrepreneurs et TPE ;
Vous verrez que des outils de facturation intelligente gratuits comme Indy ou Tiime sont accessibles et très simples à utiliser. Vous n'avez d’ailleurs pas besoin de plus pour traiter des centaines de factures. Ici, il est surtout question d’utiliser l’IA pour trouver préremplir automatiquement les coordonnées d'un nouveau client (via son SIRET) ou pour suggérer le taux de TVA approprié à votre activité.
Catégorie 2 : la PME (priorité à la centralisation et au contrôle)
Si vous traitez un volume important de factures fournisseurs, des notes de frais, et que vous avez plusieurs personnes qui doivent valider des documents (workflow d'approbation), vous pouvez utiliser un outil de facturation comme Zeendoc. C’est une solution parfaite pour automatiser l'intégralité du cycle de vie des documents, de la réception à l'archivage légal. Avec ce genre d’outil innovant, vous aurez une relecture des doublons et une lecture très précise des factures compliquées. L’IA va même mettre en place un circuit de validation automatique avec des rappels.
Catégorie 3 : l'entreprise dans l'écosystème Microsoft (priorité à l'intégration)
Si vos équipes travaillent déjà majoritairement avec la suite Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams, Dynamics), optez pour un outil comme Copilot. Ainsi, vous pourrez utiliser l'IA directement dans les outils que vous connaissez, sans changer de fenêtre ou d'application. Cette dernière analysera les données de feuilles Excel (ventes, heures travaillées) pour générer des brouillons de devis ou de factures. Elle peut même rédiger des emails de relance pour les impayés via Outlook.
L'automatisation intelligente de la facturation pour les entreprises
L'automatisation des factures est un enjeu de taille pour les entreprises qui ont besoin d’enregistrer des paiements et d’éditer des factures. Les solutions d'intelligence artificielle offrent désormais de quoi automatiser le traitement des factures électroniques tout en respectant les normes en vigueur. C’est un vrai plus pour le quotidien des cabinets d’expertise comptable, les PME et les auto entrepreneurs.
Les équipes comptables peuvent alors se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée grâce à l'extraction automatique des données et à la reconnaissance intelligente des documents. Les logiciels et outils IA ont une qualité d'analyse qui change le métier des professionnels de la comptabilité.
En France, on voit d’ailleurs déjà que de nombreuses entreprises s'équipent de ces plateformes pour optimiser leur gestion des dépenses et améliorer leur reporting financier. Les cabinets d'experts-comptables recommandent même ces solutions pour gagner en productivité et accélérer le traitement des flux de facturation.
Encore mieux, créez votre propre agent IA pour gérer vos factures grâce à Lion 🦁
Si les générateurs de factures et les plateformes IDP (Intelligent Document Processing) offrent une automatisation précieuse, ils restent des solutions standardisées. L'étape supérieure pour gagner en croissance et en efficacité consiste à créer votre propre agent IA. Cet agent n'est pas un simple logiciel, mais un assistant numérique autonome capable d'orchestrer l'intégralité de votre workflow comptable avec une logique métier sur mesure.
On le positionne comme le pilote central qui relie vos systèmes et exécute des tâches complexes qui nécessitent de l'expérience :
- Orchestration des flux : votre agent peut surveiller votre boîte email, extraire les factures de fournisseurs, les classer dans votre outil de CRM ou d'ERP et les rapprocher automatiquement avec les bons de commande correspondants.
- Application d'une logique complexe : contrairement à un simple outil qui vérifie la TVA, un agent personnalisé peut appliquer des règles conditionnelles spécifiques à votre entreprise. Par exemple : "Si la facture dépasse 5 000 € ET le budget du projet associé est inférieur à 10% du reste à dépenser, ALORS bloquer le paiement et envoyer une alerte personnalisée au directeur financier."
- Génération de piste d'audit : en agissant comme un collaborateur virtuel, l'agent crée une piste d'audit en temps réel, horodatée et infalsifiable, de la réception à l'archivage légal, garantissant une conformité totale.
Cette capacité à créer et à contrôler des agents qui intègrent votre expérience et vos processus uniques est le véritable super pouvoir de l'ère de l'IA. Elle vous permet de transformer une tâche ingrate en un système de gestion sécurisé et entièrement automatisé.
Pour ne pas dépendre de solutions génériques et pour maîtriser cette technologie de rupture, il est indispensable de se former à la conception et au pilotage de ces agents. Que ce soit pour la comptabilité, le marketing, la vente ou l'optimisation des processus, savoir créer un agent est la compétence qui vous assure l'autonomie et l'efficacité maximale.
Acquérez cette compétence stratégique : pour apprendre à créer votre propre agent IA pour la comptabilité et bien d'autres applications métiers, rejoignez notre formation agent IA.
Vos questions sur l’IA et la gestion des factures
L’IA est-elle conforme aux obligations légales ?
Oui, mais uniquement si vous utilisez un système IDP ou une plateforme certifiée.
L’IA remplace-t-elle un comptable ?
Non, elle automatise simplement les tâches répétitives mais ne prend pas de décisions stratégiques. Il est donc intéressant de se former à l’IA pour maîtriser les outils principaux et de voir ensuite si vous avez besoin d’un comptable en fonction de votre activité. Quoi qu’il en soit, vous gagnerez du temps à l’utiliser, ne serait-ce que pour faire vos factures et les traiter.
Est-ce que ChatGPT peut faire de la comptabilité ?
Attention, ChatGPT n’est pas conçu pour remplacer un comptable. Il y a d’ailleurs une vraie question éthique et la sécurité là-dessous. En revanche, il peut vous assister, par exemple en expliquant des notions, en vous aidant à structurer vos documents ou éventuellement en vérifiant la cohérence de certaines données que vous lui donnez.
