7 conseils pour booster son organisation lorsqu'on manage à distance

portrait d'Alexia Courrault - intervenante sur l'événement du 15 Novembre 2023, avec des palmiers

Manager une équipe, c’est un challenge passionnant ! Mais parfois, le défi n’est pas évident…Dans un contexte désordonné où les frontières pro/perso se chevauchent, la charge mentale augmente, les interruptions tuent la productivité, les imprévus s'accumulent et la distraction est une norme..comment réussir à mettre en place un management efficace et bienveillant ?

Cet article est résumé d'une interview Lion Lunch en compagnie de Alexia Courrault, Entrepreneure, Ex-Payfit et Présidente de ProKnow Club. Elle partage ses conseils de pro et les illustre avec un maximum d’exemples concrets pour organiser et gérer ton équipe à distance avec pertinence et efficacité !
Si tu débutes en management et que ça n'est pas uniquement l'aspect organisation du travail à distance où tu as besoin d'un coup de pouce, consulte la formation Team Leader de Join Lion, construite pour celles et ceux qui souhaitent s'équiper et apprendre réellement à manager.


Replay du webinar 👇

Qui est Alexia Courrault ?

Son parcours

“On apprend toujours des gens qu’on rencontre, des entreprises pour lesquelles on travaille”.
Alexia est passionnée par les relations humaines et les projets. Ultra dynamique et curieuse, elle se définit comme une femme multi-casquettes ! Elle a cumulé 13 expériences professionnelles et a passé 5 années chez Payfit, en tant que Knowledge Manager, qui consiste à analyser la gestion des connaissances en interne pour façonner une organisation cohérente et optimale. Ce n'est pas tout ! Alexia est aussi Présidente de ProKnow Club, une association dynamique et innovante d'animations sur les thématiques de productivité et de gestion des connaissances qui rassemble +75 personnes issues de grands groupes, de cabinet de conseil et de start-ups scale-ups.

Sa vision sur l'organisation et le management avec l’avènement du digital et du travail en remote

“Pouvoir avant tout se créer des routines entre le pro et le perso, identifier les temps forts des uns et des autres.”
Selon Alexia, Il est nécessaire de mettre en place des règles et définir une ligne de conduite qui doit être ancrée dans la culture de la boîte.

Pourquoi l'organisation d'un manager est devenue cruciale dans la société actuelle ?

Dans notre société actuelle, avec la vision de l’entreprise, de l’emploi et du digital, on dit souvent que l’organisation d’un manager est devenue vraiment primordiale. Plusieurs raisons expliquent cela : les frontières pro/perso se chevauchent, la charge mentale augmente. Plus que jamais, on peut se perdre dans les priorités. Sans oublier les interruptions et imprévus qui font perdre 25% de productivité, car il est difficile d’y résister (nous sommes accros à la satisfaction court-terme, à la dopamine). On prend un temps pour le faire parce que finalement ça ne va pas trop faire perdre du temps, mais en réalité si ! Nous mettons en moyenne 23 minutes pour se remettre dans notre sujet. La distraction est devenue une norme. Nous déverrouillons en moyenne 80 fois notre téléphone par jour, en moyenne une fois toutes les 10 minutes, et la communication prend en moyenne 30% de son temps (mails, slack, teams, discord…).
Autre tendance contre-productive : si ton agenda est plein, tu t'apprêtes à sur-travailler ! Tes collaborateurs n’ont pas les mêmes fonctionnements, les mêmes dominantes de communication et de compréhension des autres, il faut donc apprendre à s’adapter à ses équipes pour trouver une cohérence uniforme dans l’organisation collective. Heureusement, avec certains conseils et techniques, on peut mettre en place une structure qui aide à la fois les managés et les managers !

7 conseils pour une organisation qui fonctionne

Quoi qu’il arrive, il faut travailler sur son écosystème personnel et son écosystème d’équipe, pour créer un maillage cohérent afin de définir les rôles et les méthodes à appliquer.

Être transparent sur son organisation et sa to-do

La base : une organisation claire, transparente et qui permet d’alterner les moments de concentration et les moments dédiés aux autres. Mais alors, comment se servir correctement de son agenda ? Ne pas hésiter à créer une réunion/une tâche pour chaque mission de la journée, afin d’offrir de la transparence aux collaborateurs, mettre en avant les moments “libres” où on accepte d’être sollicité, ainsi que les zones de concentration.

Prendre du temps pour planifier ses tâches

Mieux vaut prévenir que guérir ! Il faut prendre le temps de mettre en place une organisation, de réunir ses équipes pour connaître les besoins de chacun et poser des questions afin d’évaluer ce qui peut être mis en place et ce qui doit évoluer. Surtout, il ne faut pas hésiter à re-challenger l’organisation plusieurs fois par an !

Accompagner les collaborateurs dans leur organisation

Une organisation qui fonctionne, c’est une organisation propre à chacun, qui mêle efficacité et flexibilité. Pour cela, rien de mieux que la communication descendante, afin de pouvoir comprendre comment accompagner les collaborateurs, et identifier le temps à leur consacrer individuellement. Réfléchir aussi d’un point de vue collectif : comment est-ce que, collectivement, les équipes peuvent s’alimenter, s’entraider ?

Avoir la maîtrise de son temps : trop de mails tue le mail !

Rien ne sert de relever les mails toutes les 20 minutes. C’est une perte de temps !

Le conseil d’Alexia : planifier des plages dédiées à cette tâche. Le matin, le midi, en fin de journée. C'est la même chose pour d'autres outils de communication interne (slack, teams, discord…). Ne prends pas l'habitude de checker toutes les 30 minutes, voire à chaque notification, les messages de tes collaborateurs. Pour manager efficacement son équipe, il faut soi-même être productif dans nos propres missions !

Gérer l’utilisation des outils

Il faut structurer et fiabiliser les outils utilisés par les collaborateurs : 

  • Définir la mission & la place des outils : Slack, Teams, Notion, et identifier les informations qui peuvent être partagées sur chaque outil. 

Il est primordial de former chaque collaborateur à l’outil, pour que tout le monde ait le même niveau de responsabilité sur l’outil.

Eviter la réunionite aigüe

Réunionite : Ce terme péjoratif se réfère à l'habitude de planifier de trop nombreuses réunions, sans une grande préparation et sans objectif clair, qui mènent rarement à une issue productive.

Il n’y a rien de pire que de participer à une réunion dont on ne comprend pas les enjeux, on est d’accord ? 
Pour contrer l’effet réunionite aigüe, vous devez allouer un temps pour comprendre les enjeux de cette réunion.

Avant : définir le WHY, les objectifs, le rôle de chacun durant la réunion (décisionnaire, contributeur, preneur de notes, est-ce que j’ai vraiment besoin d’être présent ?) 
Pendant :
déterminer un timekeeper, évaluer la typologie de la réunion. 
Après
: remerciements, compte rendu, tenir informer des deadlines, on communique sur les bons canaux.

Pratiquer la culture du Feedback

C’est en analysant et en sondant les collaborateurs que l’on décèle parfois les points de douleurs et axes d’améliorations à envisager pour le futur. 
Les formulaires de feedback trimestriels seront votre meilleur allié pour identifier ces points-là, récupérer des verbatims et assurer un suivi correct.

Des idées d'exercices à réaliser pour améliorer son management :

Pas de panique, il existe bien des outils pour perfectionner son management !

L'exercice du Chronotype

Il existe 4 typologies de personnes : ours, lion, dauphin et lion.
Cet exercice permet de définir son profil, pour pouvoir organiser et gérer son temps de manière optimale.

Grâce à ce test, vous allez pouvoir organiser votre journée type selon trois zones : 

Productivité : les tâches challengeantes, qui demandent de la rigueur
Créativité : ateliers, workshops, brainstorming, accompagnement des collaborateurs
Tranquillité : tâches de fonds, gestion de mails…

Méthode Kiss 

Keep Improve Start & Stop

Faire un point trimestriel grâce à cette méthode, pour challenger votre organisation et la qualité de votre communication.

KEEP : Qu’est ce que je garde dans mon organisation actuelle ? 
IMPROVE :
Qu’est ce que je souhaite garder dans mon orga personnelle ?
START
: Des choses que je ne faisais pas mais que je vais faire désormais
STOP :
Des choses qui ne fonctionnent pas, qui me prennent trop de charge mentale et que je souhaite arrêter. 

En bref, un bon management passe avant tout par le fait de mêler son écosystème personnel et son écosystème d’équipe, pour donner lieu à une organisation et un maillage cohérent. 

Si vous appliquez les 7 tips d’Alexia, on vous garantit une productivité décuplée et des collaborateurs ultra motivés ! 

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